SESSION 2. LES IMPLÉMENTATIONS DE RIC AU SEIN DES INSTITUTIONS
Des silos à la synergie : la preuve de concept gouvernementale sur les données archivistiques liées aux Archives nationales de Singapour
par Andre Hui (archiviste/Gestion des documents d’activité) et Jamie Lee (assistante archiviste/Archives audiovisuelles), Archives nationales de Singapour
[English]
SESSION 2. RIC EARLY IMPLEMENTATIONS WITHIN INSTITUTIONS
From Silos to Synergy: The Government Linked Archival Data proof of concept at the National Archives of Singapore
by Andre Hui (Archivist/Records Management) and Jamie Lee (Assistant Archivist/Audiovisual Archives), National Archives of Singapore
—
Les premières implémentations de Records in Contexts / Early implementations of Records in Contexts
Le Groupe d'experts sur la description archivistique (EGAD) du Conseil international des archives (ICA) a organisé le 15 novembre 2023 le premier événement international entièrement dédié aux premières implémentations de nouveau standard Records in Contexts (RiC)
voir : https://www.ica.org/fr/release-of-the-first-three-parts-of-the-records-in-contexts-archival-description-standard-version-1-0-ric-fad-ric-cm-and-ric-o/ pour la description des archives.
Le programme et les supports de présentation, en français ou en anglais, sont disponibles à cette adresse :
https://drive.google.com/drive/folders/1zywJxTuccDjSX-QUrYc4deACs_BTw9z8?usp=drive_link
The Expert Group on Archival Description (EGAD) of the International Council on Archives (ICA) organized on November 15th 2023 the first international event entirely dedicated to early implementations of the new Records in Contexts (RiC) archival description standard https://www.ica.org/release-of-the-first-three-parts-of-the-records-in-contexts-archival-description-standard-version-1-0-ric-fad-ric-cm-and-ric-o/
The program and the slides of this study day, in French or English, are available at: https://drive.google.com/drive/folders/1zywJxTuccDjSX-QUrYc4deACs_BTw9z8?usp=drive_link
Des silos à la synergie : la preuve de concept gouvernementale sur les données archivistiques liées aux Archives nationales de Singapour
par Andre Hui (archiviste/Gestion des documents d’activité) et Jamie Lee (assistante archiviste/Archives audiovisuelles), Archives nationales de Singapour
[English]
SESSION 2. RIC EARLY IMPLEMENTATIONS WITHIN INSTITUTIONS
From Silos to Synergy: The Government Linked Archival Data proof of concept at the National Archives of Singapore
by Andre Hui (Archivist/Records Management) and Jamie Lee (Assistant Archivist/Audiovisual Archives), National Archives of Singapore
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Les premières implémentations de Records in Contexts / Early implementations of Records in Contexts
Le Groupe d'experts sur la description archivistique (EGAD) du Conseil international des archives (ICA) a organisé le 15 novembre 2023 le premier événement international entièrement dédié aux premières implémentations de nouveau standard Records in Contexts (RiC)
voir : https://www.ica.org/fr/release-of-the-first-three-parts-of-the-records-in-contexts-archival-description-standard-version-1-0-ric-fad-ric-cm-and-ric-o/ pour la description des archives.
Le programme et les supports de présentation, en français ou en anglais, sont disponibles à cette adresse :
https://drive.google.com/drive/folders/1zywJxTuccDjSX-QUrYc4deACs_BTw9z8?usp=drive_link
The Expert Group on Archival Description (EGAD) of the International Council on Archives (ICA) organized on November 15th 2023 the first international event entirely dedicated to early implementations of the new Records in Contexts (RiC) archival description standard https://www.ica.org/release-of-the-first-three-parts-of-the-records-in-contexts-archival-description-standard-version-1-0-ric-fad-ric-cm-and-ric-o/
The program and the slides of this study day, in French or English, are available at: https://drive.google.com/drive/folders/1zywJxTuccDjSX-QUrYc4deACs_BTw9z8?usp=drive_link
Catégorie
📚
ÉducationTranscription
00:00 [SILENCE]
00:08 Bonjour à tous, merci de nous rejoindre ce matin.
00:11 Je m'appelle Jamie Lee. Je vais présenter avec mon collègue André Hui
00:15 et nous parlerons du concept de prouve de données archivées liées au gouvernement
00:18 à l'Archives Nationales de Singapour.
00:20 Pour commencer, pour donner un peu de contexte sur l'Archives Nationales de Singapour,
00:23 aussi connue comme NAS,
00:25 nous avons été établis en 1968 comme l'Archives Nationales et le Centre de Récords.
00:28 Depuis, nous avons été transferts au Bloc Librairie Nationale,
00:31 qui gère également le système public de librairies de Singapour et son Librairie Nationale.
00:37 J'ai donc listé certaines de nos fonctions ici,
00:39 et vous pouvez voir que nous avons des records de nombreux formats différents.
00:44 Chaque format est stocké dans son propre database,
00:47 chaque avec un standard de données méthodique customisé,
00:50 qui est inspiré par l'ISAG,
00:53 pour que vous puissiez avoir une idée des difficultés que nous avons en ce qui concerne les silos.
00:57 C'est juste un overview du projet.
00:59 Audrey et moi sommes les co-leaders de ce projet.
01:01 Comme vous pouvez le voir de notre arrière-plan,
01:03 nous ne sommes pas particulièrement techniciens.
01:05 Donc, nous avons pris en compte tout ce qui concerne l'ontologie et l'ingénierie d'ontologie
01:09 au cours de notre voyage.
01:11 Certains des problèmes que nous essayons de résoudre avec notre concept de preuve,
01:16 et je suis sûre que beaucoup d'archivistes sont très connus,
01:18 ne peuvent pas facilement trouver les relations entre les organisations gouvernées.
01:23 C'est très typique quand il s'agit de choses comme la clé de copie,
01:26 l'accès et l'utilisation.
01:28 Comment pouvons-nous expressivement représenter un complexe familier
01:32 de gouvernements dans un moyen humain et machine rédible?
01:35 Deuxième problème, les utilisateurs avec des questions spécifiques
01:38 ou des records en tête ne peuvent pas trouver ce qu'ils veulent trouver.
01:40 C'est un problème de reconnaissance.
01:42 Comment pouvons-nous soutenir des méthodes flexibles et intuitives
01:46 qui servent autant de groupes d'utilisateurs que possible?
01:49 Le dernier problème, c'est que les utilisateurs se trouvent avec des difficultés
01:52 à découvrir des ressources significatives et sont ainsi déprimés
01:55 de ce qu'on appelle la magie des stacks dans les librairies.
01:58 Comment pouvons-nous exposer des relations significatives et expliquables
02:02 entre les ressources Nes, empêchant les utilisateurs
02:05 de découvrir à travers toutes les collections?
02:07 Nous voulions créer un concept de prouve de données liée à Rick
02:13 pour résoudre les problèmes que j'ai parlé d'avant.
02:16 Nous avons commencé petit avec deux collections,
02:18 la collection des records de gouvernements, qui consiste principalement
02:20 à des records de fichiers et des records audiovisuels.
02:23 Nous avons commencé avec un petit subset de moins de 300 records
02:26 et leurs méthodes.
02:27 Au bout du temps de la période de la prouve de données,
02:29 nous voulions fournir l'ontologie GLAD, qui consiste principalement
02:33 à Ricoh et Scorses, ainsi que deux graphes de connaissances,
02:37 le premier contenant les méthodes de records et le deuxième
02:41 d'une famille de gouvernements, qui inclut les organisations
02:44 de gouvernements, leurs relations, etc.
02:47 Cette famille serait la collection des records d'autorité
02:50 pour le premier graphe de connaissances.
02:52 Enfin, nous avons aussi conçu et implémenté un interface
02:55 de travail pour les utilisateurs pour explorer ces deux
02:58 graphes de connaissances.
02:59 Nous ne voulions pas simplement convertir les méthodes de records
03:02 et que cela soit le but et le bout.
03:05 Nous voulions voir des choses nouvelles dans notre univers archival.
03:08 Pour ce but, nous avons trouvé que Rick était assez suffisant
03:12 pour nos besoins.
03:13 Tout d'abord, nous voulions parler des fonctions de gouvernement,
03:15 les fonctions que chaque corps de gouvernement perçoit.
03:18 La classe de Ricko-Activity est parfaitement adaptée
03:21 à ce type d'utilisation.
03:23 Nous voulions parler des fonctions de gouvernement
03:26 que les records documentent.
03:28 Nous voulions aussi capturer le changement dans la hiérarchie
03:32 et l'organisation du gouvernement de Singapour au cours du temps.
03:36 C'est un overview de notre processus d'évolution.
03:39 Nous avons commencé par le design des modèles et l'accord
03:42 sur ce que nous voulions modéler et comment le faire.
03:45 Par exemple, pour l'organisation du gouvernement,
03:48 nous voulions modéler les relations de succession,
03:50 les relations de transfert fonctionnel,
03:52 ce genre de modèles.
03:54 Puis, nous avons converti les données existantes
03:57 en utilisant notre ontologie GLAD
03:59 et nous avons enrichi les données par en disant des choses nouvelles.
04:03 Enfin, nous avons construit l'interface de l'avant-garde
04:05 et nous avons fait des tests d'utilisateurs
04:07 et des améliorations itératives sur notre interface.
04:12 Pour faire un overview de ce que la front-end ressemble,
04:15 nous pensions que c'était nécessaire
04:17 car nous pouvions avoir le plus complexe des standards de méthodologie,
04:21 mais si vos utilisateurs ne peuvent pas interagir avec votre graphique,
04:24 ils ne pourront pas voir le valeur de cette méthodologie.
04:27 Donc, trois components de notre front-end.
04:29 Le premier est l'interface de l'entrée de données structurée
04:31 qui permet de chercher les données de nombre précis
04:33 et de contexte et qui a été implémenté en utilisant SparNatural.
04:37 Le deuxième est une vue détaillée des méthodologies et des records
04:40 car je pense que par défaut, SparNatural retourne l'URI,
04:43 mais pour les utilisateurs en général, ce n'est pas particulièrement utile
04:47 à moins que cela nous dé-referme à quelque chose.
04:49 Enfin, nous avons un familier visuel,
04:51 qui est une représentation graphique de notre familier de gouvernement.
04:54 Et comme je l'ai mentionné plus tôt, nous avons conduit plusieurs tests
04:57 avec les utilisateurs et fait des améliorations itératives.
05:00 Donc, André va vous donner une démonstration de notre front-end.
05:04 Merci, Rémi.
05:06 Dans le premier, si vous pouvez éteindre le bouton de joue,
05:10 vous voulez connaître une organisation,
05:13 spécifiquement une relation de succession.
05:16 Vous cliquez, bien sûr, les gens qui sont familiers de SparNatural
05:18 savent comment ça marche, mais vous dites qu'ils essayent
05:20 de trouver une organisation qui a été le successeur
05:23 de cette organisation, et vous obtenez exactement un résultat,
05:26 qui est Radio & Télévision Singapour.
05:29 Mais bien sûr, vous voulez aussi chercher des records,
05:33 et dans ce cas, vous spécifiez que vous voulez trouver un record,
05:36 et vous voulez trouver un record spécifiquement qui est transfert
05:39 par une organisation de gouvernement qui fait une fonction spécifique.
05:42 Et peut-être que c'est un peu une enquête très compliquée,
05:45 et vous vous demandez pourquoi nous serions intéressés à faire ça.
05:48 Nous voulions montrer que l'utilisation du modèle de méthodologie dans ce standard,
05:52 vous pouvez poser des questions très complexes,
05:54 que dans les paradigmes de recherche basés sur les mots-clés traditionnels,
05:57 vous ne pouvez pas faire aussi facilement ou aussi facilement.
06:02 Et puis, comme ce que l'a mentionné Jamie,
06:04 nous voulions aussi aller plus loin que simplement montrer le record lui-même.
06:07 Si vous réfléchissez à l'un des images qui ont été flashées précédemment,
06:10 il n'y avait pas de détails sur le record numéro un,
06:13 ni sur pourquoi le record était lié à une autre ressource.
06:17 Alors, bien sûr, vous devez montrer des métodologies supplémentaires
06:20 sur le record, c'est une donnée, vous ne voulez pas juste le URL,
06:23 mais vous voulez aussi expliquer au utilisateur final comment
06:26 les relations se trouvent et pourquoi les records sont liés.
06:29 Et cette explication, pour éliminer certaines couches de la boîte noire
06:33 de la relation, est vraiment, vraiment importante pour évoquer
06:36 une nouvelle découverte de la céramique de nos records archivés.
06:40 Et bien sûr, nous avons fait tout le travail pour amener
06:45 toutes les données dans une forme très flexible,
06:48 il serait un pitié de ne pas en faire plus.
06:50 Et nous avons aussi décidé, pourquoi ne pas créer un vrai arbre familial
06:54 de gouvernement, qui je pense serait utile pour tous les types
06:58 de recherches et d'end-usages.
07:00 Oui, donc, rapidement maintenant, nous avons testé notre interface
07:05 avec quatre groupes, qui ne s'intéressent pas aux archives
07:09 ou aux institutions similaires de mémoire,
07:11 jusqu'à des gens qui auraient raison de le faire tous les jours.
07:14 Donc, vos archivistes et vos managers de records.
07:17 Nous leur avons demandé de réaliser une variété de tâches,
07:21 de très simples à de plus en plus complexes.
07:27 Et les résultats, pour le premier groupe,
07:29 Dion a décidé, ils ont exprimé un peu de confusion
07:31 sur l'interface SparNational.
07:33 Mais pour les autres trois groupes d'utilisateurs,
07:35 après un certain temps, après avoir vu une démonstration
07:37 de comment ça pouvait être utilisé, ils ont agi et réalisé
07:40 le potentiel de cette nouvelle interface
07:43 et à quel point elles pouvaient être précises.
07:45 Donc, en résumé, il faut un peu de conseil.
07:49 Je pense que tout le monde est très habitué à ce que Google
07:51 a popularisé, le paradigme de recherche basé sur les mots-clés.
07:54 Vous n'avez pas besoin de penser et de structurer vos pensées
07:57 tellement avant de poser une question.
07:59 Mais une fois que vous démonstrez à vos utilisateurs,
08:01 si vous pensez à ce que vous voulez réellement récupérer,
08:04 en fait, structurer votre recherche comme ça est très puissant.
08:07 Nous avons passé beaucoup de temps à configurer
08:10 et à désigner notre pipeline initiale,
08:12 mais une fois que nous l'avons fait,
08:14 porter les méta-data et l'exposer à l'avant-plan
08:16 était relativement trivial.
08:18 En termes de notre standard, nous pouvons maintenant
08:21 parler directement et en parler plus souvent
08:24 des choses qui étaient précédemment cachées
08:26 ou pas vraiment accessibles aux utilisateurs.
08:28 Et ils ont indiqué que, oui, la recherche basée sur l'activité
08:31 et la fonction était vraiment, vraiment utile.
08:33 Deuxième et dernière page, je crois.
08:37 Des découvertes clés.
08:38 Ce n'est pas, je suis heureux, que ce n'est pas une très
08:40 belle campagne de marketing pour pousser les gens
08:42 dans les archives, mais une fois qu'ils s'engagent
08:44 avec nous comme institution de mémoire,
08:46 nous croyons que ce que Recall soutient est une expérience
08:49 beaucoup plus efficace quand on essaie de trouver,
08:51 trouver, browser et découvrir des records.
08:53 Et pas vraiment de défauts,
08:55 à part peut-être le temps d'initiation.
08:57 Donc, très, très brièvement,
09:01 les archives de Singapour, les archives nationales de Singapour,
09:03 comme a mentionné Jamie, sont sous le bureau national
09:05 et nous sommes sous le ministère des communications
09:07 et de l'information.
09:08 Donc, ce que nous voulons faire ensuite,
09:10 c'est d'y extendre au-dessus des deux collections
09:13 que Jamie a mentionnées tout à l'heure.
09:14 Nous voulons aussi penser à, peut-être,
09:16 parler avec les collections de librairie aussi,
09:18 au sein de la maison.
09:19 Et à la fin, comme je l'ai mentionné tout à l'heure,
09:21 ce modèle de recherche nécessite une autre façon de penser,
09:24 donc cela peut être d'intérêt pour notre ministère des parents aussi.
09:27 Donc, avec cela, je pense que c'est tout le temps que nous avons,
09:30 et nous nous attendons à la discussion plus tard.
09:32 Merci beaucoup.
09:33 Merci beaucoup.
09:34 Merci.
09:36 Sous-titrage Société Radio-Canada
09:40 Sous-titrage Société Radio-Canada
09:43 [SILENCE]